Skip to main content
- Greeting
問候語Business email 的開頭都需要一個 greeting 或是問候，最常見的用法是 Dear 接收信人的名字，以下是一些例子：
Dear John,
Dear Mr. John Smith,
Dear Mr. Smith,
- Purpose
目的在進入信件內文之前我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的。
I am writing to inquire …我寫這封信想詢問 …
I am writing in reference to …我寫這封信是關於 …
在回覆信件的時候，可以這樣說：
Thank you for reaching out to us regarding …感謝您主動聯絡我們 …
- Content
內文再來就是信件的內文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫商業信件的時候內文要簡單明瞭 (clear and concise)，相信大家每天也收到很多 email，不想讀很冗長的信吧！記得也要注意正式信件裡我們不會把一個句子全部大寫，可是可以用粗體讓重點句子比較明顯。
錯誤用法：
PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.
正確用法：Please review the attached documents thoroughly.請仔細檢視附件。
跟附件相關的用法：
I have attached the previously mentioned documents for your review.上述資料已於信末夾帶檔案內附上供您參考。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
- Closing
結尾信件內文的最後一部分通常會感謝收信人或解釋下一步是什麼。
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.若您有任何問題或疑慮，請不吝與我聯繫。
Thank you for your time and consideration.感謝您的寶貴時間。
I look forward to hearing from you.我很期待能夠收到您的回覆。
- Sign off and signature block
結尾敬語與簽名檔再來就是信件的結尾，會有 sign off 和 signature block，sign off 要注意只有第一個字需要大寫！下面提供一些最常看到的 sign off：
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
在北美其實比較少人會用 Best regards，它並不能算很正式，所以大多數的人會用Sincerely，它是最正式和最安全的用法！
- 通用短句縮寫.
ASAP : as soon as possible 盡快.
BTW : by the way 順帶一提
EOB : end of business 下班時
EOD : end of day 今天以內
ETA : estimated time of arrival 預計到達時間
FAQ : frequently asked questions 常問的問題
FYI : for your information 供你參考（郵件常用）
FYR : for your referenceFYU : for your use 供你使用
IMO : in my opinion 個人淺見、在我看來
LMK : let me know 讓我知道、通知我